Wpisanie zagranicznego aktu stanu cywilnego do polskich ksiąg - transkrypcja

I. Wymagane dokumenty:

1. Wniosek o dokonanie transkrypcji oraz zagraniczny dokument stanu cywilnego wraz z urzędowym tłumaczeniem na język polski dokonanym przez:

   a) tłumacza przysięgłego wpisanego na listę tłumaczy przysięgłych prowadzoną przez Ministra Sprawiedliwości,

   b) tłumacza przysięgłego uprawnionego do dokonywania tłumaczeń w państwach Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego EOG

   c) konsula.

2. Oryginał zagranicznego aktu stanu cywilnego - z klauzulą apostille  (obowiązuje w państwach, które są stroną tzw. konwencji haskiej np. USA) lub legalizacją dokonaną przez urzędnika konsularnego polskiej placówki dyplomatycznej na terenie państwa, z którego dokument pochodzi np. Kanada. Uzyskanie klauzuli apostille nie jest konieczne w przypadku państw, z którymi łączą Polskę dwustronne umowy międzynarodowe.

3. Jeżeli zagraniczny odpis aktu stanu cywilnego został wydany na podstawie Konwencji nr 16 sporządzonej w Wiedniu dnia 8 września 1976 r., dotyczącej wydawania wielojęzycznych odpisów skróconych aktów stanu cywilnego (Dz. U. z 2004 r. Nr 166, poz. 1735) wówczas nie jest wymagane jego tłumaczenie.
4. Dowód uiszczenia należnej opłaty skarbowej.
5. Do wglądu: dokument tożsamości wnioskodawcy.

6. UWAGA!

   Oryginały dokumentów wraz z tłumaczeniem na język polski pozostają w aktach zbiorowych usc.

II. Opłaty:
50 zł – po transkrypcji zagranicznego dokumentu stanu cywilnego wydawany jest odpis zupełny, którego wydanie podlega opłacie skarbowej w wysokości 50zł.
Opłaty skarbowej należy dokonać przelewem na rachunek bankowy Urzędu Miejskiego w Szubinie. Na stronie internetowej Urzędu Miejskiego w Szubinie znajduje się numer konta bankowego.

III. Miejsce załatwienia sprawy:
Urząd Stanu Cywilnego w Szubinie
ul. Kcyńska 34
89-200 Szubin
tel. (052) 391-07-25 lub (052) 391-07-00 (centrala)
czynny od poniedziałku do piątku w godz. 7:30 – 15:30
                  wtorek od godz. 7:30 – 17:30

IV. Termin i sposób załatwienia sprawy:

1. Transkrypcji podlega dokument wydany przez władze kraju, w którym miało miejsce zdarzenie, który w tym państwie uznawany jest za dokument stanu cywilnego i ma moc dokumentu urzędowego, jest wydany przez właściwy organ oraz nie budzi wątpliwości co do autentyczności.
2. Wniosek o dokonanie transkrypcji można złożyć w dowolnie wybranym urzędzie stanu cywilnego i może go złożyć osoba, której dotyczy zdarzenie podlegające transkrypcji lub osoba, która wykaże interes prawny w transkrypcji albo interes faktyczny w transkrypcji dokumentu potwierdzającego zgon.
3. Transkrypcja jest obowiązkowa, jeżeli obywatel polski, którego dotyczy zagraniczny dokument stanu cywilnego żąda dokonania czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego lub ubiega się o polski dokument tożsamości lub nadanie numeru PESEL.
4. Dokonując transkrypcji zagranicznego dokumentu, który dotyczy obywateli polskich posługujących się również polskimi aktami stanu cywilnego, kierownik urzędu stanu cywilnego dostosowuje, na wniosek osoby, której akt dotyczy, pisownię danych zawartych w zagranicznym dokumencie do reguł pisowni polskiej. Wniosek o dostosowanie można złożyć wyłącznie przy składaniu wniosku o transkrypcję.
5. Wniosek o transkrypcję może zostać złożony przez pełnomocnika. Pełnomocnik do akt sprawy składa oryginał lub urzędowo poświadczoną kopię pełnomocnictwa. Złożenie pełnomocnictwa podlega opłacie skarbowej w wysokości 17,00 zł. Jeżeli udzielone jest wstępnemu, zstępnemu, rodzeństwu, małżonkowi wówczas jego złożenie zwolnione jest z opłaty skarbowej. 
6. Jeżeli w zagranicznym dokumencie występują błędy lub nie zawiera on wszystkich danych wymaganych przez polskie prawo, prosimy o zapoznanie się z procedurą: Sprostowanie aktu stanu cywilnego/uzupełnienie brakujących danych w akcie stanu cywilnego".
7. Jeżeli sprawa nie wymaga przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego załatwiana jest niezwłocznie. Jeżeli sprawa wymaga przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego jest załatwiana po jego zakończeniu.
8. Termin załatwienia sprawy - wnioski o transkrypcję aktu urodzenia/małżeństwa/zgonu załatwiane są nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowane nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia złożenia podania.

V. Podstawa prawna:

1. Ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 594,1006)
2. Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (t.j. Dz.U. z 2025 r.
   poz. 1154 ze zm.)
3. Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 1691)