Wydawanie dokumentów z ksiąg stanu cywilnego

I. Wymagane dokumenty:

1. Wniosek o wydanie odpisu/zaświadczenia aktu stanu cywilnego.
2. Do wglądu: dokument tożsamości wnioskodawcy.
3. Wniosek można złożyć w następującej formie:

• osobiście w USC
• przesłać pocztą
• za pośrednictwem e-Doręczeń, na adres do doręczeń elektronicznych Urzędu Miejskiego w Szubinie: AE:PL-46253-65366-CHGHF-18.

II. Opłaty:
Opłata skarbowa w sprawach nie zwolnionych z opłaty:

• za odpis skrócony - 22,00 zł,
• za wielojęzyczny odpis skrócony - 22,00 zł,
•  za odpis zupełny - 33,00 zł,
• za zaświadczenie o dokonanych w księgach wpisach lub o ich braku - 24,00 zł,
• za zaświadczenie o zaginięciu lub zniszczeniu księgi stanu cywilnego - 24,00 zł;
• za zaświadczenie o stanie cywilnym - 38,00 zł
• zwolnienie z w/w opłaty skarbowej może nastąpić, jeżeli wnioskodawca udokumentuje stan ubóstwa (zaświadczenie o korzystaniu ze świadczeń pomocy społecznej).

III. Elektroniczny odpis aktu stanu cywilnego:

Informujemy o możliwości skorzystania z usługi wnioskowania online o odpis aktu stanu cywilnego. Dokument jest generowany bezpośrednio z Systemu Rejestrów Państwowych, a następnie automatycznie przesyłany na elektroniczną skrzynkę wnioskodawcy ePUAP.

Automatyczne wydanie aktu stanu cywilnego jest możliwe przy spełnieniu następujących warunków:

- odpis aktu, o który wnioskujesz, musi dotyczyć Ciebie, Twoich dzieci, małżonka, rodziców,
- w trakcie wypełniania wniosku system musi potwierdzić, że akt jest w elektronicznym rejestrze stanu cywilnego,
- we wniosku należy wybrać odbiór aktu na skrzynkę Gov (ePUAP) oraz dokonać płatności online.
Tak uzyskany odpis będzie miał moc prawną tylko w wersji elektronicznej i może być wykorzystany wyłącznie w systemach informatycznych instytucji, do których jest przekazywany. Wydruk takiego odpisu nie jest dokumentem urzędowym.

Wielojęzyczne odpisy skrócone można otrzymać tylko w formie papierowej.

Wielojęzyczny standardowy formularz (tłumaczenie pomocnicze) można dołączyć do następujących dokumentów z zakresu stanu cywilnego:

• odpis skrócony aktu urodzenia,
• odpis skrócony aktu małżeństwa,
• odpis skrócony aktu zgonu,
• zaświadczenie o stanie cywilnym,
• zaświadczenie stwierdzającego, że zgodnie z prawem polskim można zawrzeć małżeństwo (do tego zaświadczenia formularz wielojęzyczny można uzyskać tylko w wersji papierowej)

Celem wydania wielojęzycznego standardowego formularza jest ułatwienie tłumaczenia dokumentu urzędowego, do którego jest załączony i dotyczy on języków urzędowych Unii Europejskiej. Organ, któremu dokument urzędowy jest przekładany, może jednak zażądać tłumaczenia lub transliteracji informacji zawartych w formularzu.

Formularz nie ma żadnej wartości prawnej, jako samodzielny dokument, i może być przedstawiany tylko w załączeniu do oryginalnego dokumentu krajowego.

Uprawnionymi do otrzymania wielojęzycznego formularza wydawanego do zaświadczenia o stanie cywilnym lub zaświadczenia stwierdzającego, że zgodnie z prawem polskim można zawrzeć małżeństwo są osoby, których dotyczą wskazane zaświadczenia.

Kogo dotyczy
Obywatele państw członkowskich Unii Europejskiej

Wniosek o wydanie wielojęzycznego standardowego formularza można złożyć:
- jednocześnie z wnioskiem o wydanie dokumentu, do którego ma zostać dołączony,
- po wydaniu dokumentu, do którego ma być dołączony, jeżeli dokument wydano w Urzędzie Stanu Cywilnego - z wnioskiem o wydanie wielojęzycznego standardowego formularza należy złożyć dokument, do którego ma być dołączony formularz.

Za wydanie wielojęzycznego formularza wnosi się opłatę w wysokości 17 zł.

V. Termin załatwienia sprawy:
1. Wydanie odpisu aktu stanu cywilnego z ksiąg przechowywanych w tutejszym urzędzie następuje niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni roboczych od daty złożenia wniosku.

2. Wydanie odpisu aktu stanu cywilnego z ksiąg przechowywanych w innych urzędach stanu cywilnego następuje, po przeniesieniu aktu do rejestru przez dany urząd, w terminie 10 dni roboczych od daty złożenia wniosku.

VI. Miejsce załatwienia sprawy:
Urząd Stanu Cywilnego w Szubinie
ul. Kcyńska 34
89-200 Szubin
tel. (052)391-07-25 lub (052) 391-07-00 (centrala)
czynny od poniedziałku do piątku w godz. 7:30 – 15:30
wtorek - od 7:30 - 17:30

VII. Uwagi:

1. O dokumenty stanu cywilnego może się ubiegać osoba, której stan cywilny został w akcie stwierdzony, jej wstępny: ojciec, matka, dziadek, babcia, zstępny: syn, córka, wnuki, prawnuki, rodzeństwo, małżonek lub przedstawiciel ustawowy oraz każdy kto wykaże w tym interes prawny.
2. O odpisy i zaświadczenia mogą również ubiegać się organizacje społeczne, jeżeli jest to uzasadnione celami statutowymi takiej organizacji i gdy przemawia za tym interes społeczny.

VIII. Podstawa prawna:

1. Ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 594, 1006).
2. Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 1154 ze zm.).
3. Ustawa z dnia 4 kwietnia 2019 r. o przedkładaniu niektórych dokumentów urzędowych w państwach członkowskich Unii Europejskiej (Dz. U. z 2019, poz. 860).